Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran

A.    Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak.

mendengarnya dengan istilah karyawan.

1.      Pegawai negeri

2.      Pegawai swasta

3.      Pegawai tetap

B.     Macam‐Macam Personil Kantor

1.      Administrator atau petugas pelaksana administrasi

2.      Manajer

3.      Staf atau pembantu ahli

4.      Worker atau pegawai/pekerja

C.     Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenidan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut:

1.      Kepala kantor

2.      Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor

3.      Bagian keuangan atau kasir

4.      Sekretaris

5.      Penerima tamu

D.    Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas‐tugas admistrasi adalah

komputer.

E.     Tahapan‐Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.      Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal‐hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation).

2.      Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

F.      Syarat‐syarat personil kantor

1.      Persyaratan pengetahuan

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2.      Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas‐tugas pelayanan yang mencakup enam pola

kegiatan:

a.       Menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengolah

d.      Menggandakan

e.       Mengirim

f.       Menyimpan

3.      Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.

G.    Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2.      Manfaat pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru.

3.      Jenis dan tujuan pelatihan

1)      Supervisory training

2)      Administrative training

3)      Office method training

4)      Refreshing training

4.      Prinsip‐prinsip pelatihan

1)      Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman

2)      Prinsip pengembangan karyawan

5.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.

2)      Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.

3)      Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

4)      Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

6.      Prinsip‐prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip‐prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:

1)      Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap

2)      Tahapan‐tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

3)      Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

4)      Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta

5)      Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7.      Tahapan‐tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

1)      Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

2)      Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

3)      Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

4)      Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya

5)      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

6)       Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8.      Tujuan pelatihan dan pengembangan

1)      Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

2)       Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

3)      Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

4)      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal

5)      Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi

6)      Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

7)      Meningkatkan perkembangan karyawan

8)      Menghindarkan keusangan

9.      Faktor‐faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

1)      Perbedaan masing‐masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Partisipasi aktif

5)      Seleksi peserta pelatihan

6)      Metode pelatihan dan pengembangan

10.  Kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.