Memahami Prinsip-Prinsip 
Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran

1.      Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagipihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.

Pengertian administrasi  dalam arti luas administrasi adalahkegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

1.      Pengertian:

1.      Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

3.      Administrasi perkantoran ataumanajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

1.      Menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orangorang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertaliandengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

2.      Tiga ciri-ciri organisasi:

3.      Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).

4.      Dalam organisasi ada kerja sama.

5.      Dalam organisasi ada tujuan bersama.

1.      Prinsip-prinsip organisasi:

2.      Prinsip Perumusan Tujuan

Sebelum membuat suatu organisasi/badan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi/badan tersebut. Tujuan ini harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

1.      Prinsip Pembagian Kerja

Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

1.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/wewenang untuk
melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawabannya.

1.      Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan.

1.      Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal.

1.      Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

1.      Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.