Pengertian Administrasi Perkantoran

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan‐kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2.      George R. Terry Dalam buku”Office Management and Control” manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.

D.    Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.      Kegiatan Kantor

1)      Perencanaan perkantoran (office planning)

2)      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

3)      Pengarahan perkantoran (office actuating)

4)      Pengawasan perkantoran (office controlling)

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

1)      Lokasi kantor

2)      Gedung

3)      Peralatan

4)      Interior

5)      Mesin‐mesin kantor

Ciri-ciri dari masing-masing bentuk organisasi !

a.    Ciri-ciri organisasi lini :

§  Organisasi dibagi kedalam unit kerja

§  Pemimpin unit memiliki wewenang pada bidangnya

§  Para karyawan hanya menerima intruksi dan petunjuk dari pimpinan unit

§  Wewenang dari pimpinan pusat mengalir langsung pada pemimpin unit/bidang

b.    Ciri-ciri organisasi garis dan staff :

§  Adana tenaga staff ahli

§  Disusun dengan garis lurus

§  Unit pimpinan di tambah tenaga staff

c.    Ciri-ciri organisasi fungsional :

§  Tidak ada bawahan

§  Pimpinan punya wewenang perintah

§  Sulit melakukan tour of duty (Perputaran Pekerjaan)

§  Keahlian para pegawai dapat dimanfaatkan semaximal mungkin

2.  Carilah perbedaan dari organisasi dan perusahaan !

Perbedaan	Organisasi	Perusahaan
Sistem penggajian	Tidak ada	Ada
Pemotongan gaji	Tidak ada	Ada
Toleransi	Ada	Tidak ada

Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran

A.    Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak.

mendengarnya dengan istilah karyawan.

1.      Pegawai negeri

2.      Pegawai swasta

3.      Pegawai tetap

B.     Macam‐Macam Personil Kantor

1.      Administrator atau petugas pelaksana administrasi

2.      Manajer

3.      Staf atau pembantu ahli

4.      Worker atau pegawai/pekerja

C.     Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenidan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut:

1.      Kepala kantor

2.      Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor

3.      Bagian keuangan atau kasir

4.      Sekretaris

5.      Penerima tamu

D.    Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas‐tugas admistrasi adalah

komputer.

E.     Tahapan‐Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.      Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal‐hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation).

2.      Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

F.      Syarat‐syarat personil kantor

1.      Persyaratan pengetahuan

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2.      Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas‐tugas pelayanan yang mencakup enam pola

kegiatan:

a.       Menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengolah

d.      Menggandakan

e.       Mengirim

f.       Menyimpan

3.      Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.

G.    Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2.      Manfaat pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru.

3.      Jenis dan tujuan pelatihan

1)      Supervisory training

2)      Administrative training

3)      Office method training

4)      Refreshing training

4.      Prinsip‐prinsip pelatihan

1)      Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman

2)      Prinsip pengembangan karyawan

5.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai.

2)      Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan.

3)      Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

4)      Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

6.      Prinsip‐prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip‐prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:

1)      Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap

2)      Tahapan‐tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

3)      Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

4)      Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta

5)      Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7.      Tahapan‐tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

1)      Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

2)      Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

3)      Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

4)      Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya

5)      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

6)       Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8.      Tujuan pelatihan dan pengembangan

1)      Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

2)       Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

3)      Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

4)      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal

5)      Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi

6)      Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

7)      Meningkatkan perkembangan karyawan

8)      Menghindarkan keusangan

9.      Faktor‐faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

1)      Perbedaan masing‐masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Partisipasi aktif

5)      Seleksi peserta pelatihan

6)      Metode pelatihan dan pengembangan

10.  Kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.

Mengidentifikasi pekerjaan kantor

A.    Jenis‐Jenis Pekerjaan Kantor

1.      Menghimpun

2.      Mencatat

3.      Menggandakan

4.      Mengirim

5.      Menyimpan

6.      Melakukan komunikasi

7.      Menghitung

8.      Pekerjaan lainnya

B.     Ciri‐Ciri Pekerjaan Kantor

1.      Bersifat pelayanan

2.      Terbuka dan luas

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.      Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

3.      Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung.

4.      Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.